忙しくてもできる！広報を後回しにしない時間管理術

「広報の大切さはわかっている。でも忙しくてつい後回しに…」
弊社のような広告デザイン業の現場でも、日々の業務や納期に追われると広報は後回しになりがちです。

そんなときに役立つのが 「時間管理のマトリックス」 です。
今回は、私たち広告デザイン会社の具体例を交えながら、シンプルに広報に活かす方法をご紹介させていただきます。

時間管理のマトリックスとは

「時間管理のマトリックス」は、アメリカの元大統領アーヴィング・コヴィー氏が提唱した考え方で、仕事やタスクを 「重要度」と「緊急度」 の2軸で4つに分類します。

下表は弊社のような広告デザイン会社の例も交えた分類です。

緊急性	重要性	対応	広告デザイン会社の例
緊急	重要	A：今すぐ対応	デザイン制作、クライアント対応
緊急ではない	重要	B：計画して対応	ブログ記事更新、SNS投稿
緊急	重要ではない	C：必要性を検討	簡単な問合せ、雑務
緊急ではない	重要ではない	D：やらない	ネットサーフィン、生産性のない作業

ポイントは Bの「緊急ではないが重要」 に意識的に時間を作ることです。

「時間が出来たら…」「合間でやろうかな？」と思っているとなかなか時間を割くことができずに、結果的に後回しになってしまいます。

広報活動はまさにこのカテゴリーに入ります。

弊社では毎週木曜日に「情報発信タイム」という時間を設けて、ブログ記事更新やSNS投稿に勤しんでいます。

広報を後回しにしないための工夫

ブログ記事やSNS投稿をテンプレ化

• InstagramやTwitterは写真と短い文章でOKです。
• 投稿する曜日と時間を固定して習慣化する。
• ブログ記事でよく使うパーツを登録しておく。または大元になるテンプレート作成、複製して編集して投稿する。

お客様からの質問やお問合せ内容をヒントにする

• 実際に問合せのあった「よくある質問」をメモに残しておく。
  ┗お客様の不安や気になることを解消することで「リスク対策」になり、お問合せにつながります。

投稿する曜日と時間を固定して習慣化する

• 例えば、毎週火曜日10～11時の1時間を広報の時間としてスケジュールに入れておきます。

弊社では毎週木曜日に「情報発信タイム」という時間を設けて、ブログ記事更新やSNS投稿に勤しんでいます。

お客様の中には、事前に忙しくて投稿できない日が分かると、前もって予約投稿を設定して対応されている方もいらっしゃいます！

小さなタスクに分けて遂行する

• ブログ記事を書く➡「タイトル・見出し作成」「本文作成」「写真選定」「投稿設定」

まとめ

• 広報活動は「緊急ではないけれど重要」なタスク
• 時間管理のマトリックスで整理すれば、後回しにせず計画的に取り組める
• 小さな一歩から始めて、ブログやSNSを少しずつ更新することで、集客や信頼につながる

忙しい日常でも、Bの時間を意識的に確保することが会社の未来の力になります。

もしサポートが欲しいという方には『Web伴走支援サービス「アピサポ」』をご提供させていただいております。

気になる方はお気軽にお問合せください。

コツコツと情報発信に取り組みましょう！